GEMBA Note導入による業務効率化成功事例（施設管理事業）

GEMBA Note for Businessを業務に取り入れることで、遊具管理事業を社員を増やすことなく拡大。

課題と解決策

お客様が抱えていた課題

これまで地方自治体から公園遊具の保守点検業務を受注するノウハウは確立していましたが、事業拡大には人員増が不可欠でした。しかし、昨今の深刻な人手不足により、思うように社員を増員できない状況が続いていました。そこで、思い切ったシステム投資によって業務効率化を図り、少人数でも多くの案件に対応できる体制を構築する必要に迫られていました。さらに、新入社員の育成期間を短縮するなど、喫緊の課題を解決する方策を見出すことが急務となっていました。

日中は公園を巡回し点検記録を行い、夕方以降は会社に戻ってその記録整理を行うことで、一日の業務を終えていました。天候によっては、記録簿の作成をまとめて行う場合もありましたが、データ整理の事務作業は点検担当者が担う必要があったため、規定業務時間内に作業が終わることはありませんでした。

保守点検記録に利用できる汎用ソフトウェアやクラウドサービスを探しましたが、自社の運用に適用できるものはありませんでした。記録帳票のフォーマットや外部様式の要件を満たすためには、自社開発が望ましいと判断はしていたものの、多額の費用がかかることや、システム化の要件通りに良いシステムが完成するかどうか不安がありました。

サンテレコムジャパンからの提案

お客様は業務に適用可能なソフトウェアやクラウドサービスを中心に検討されていました。汎用的なペーパーレスツールであるGEMBA Noteは、幅広い業務への適用を目的として開発されています。そこで、お客様の具体的な課題をヒアリングした結果、GEMBA Noteで対応できる可能性があると判断し、ご提案いたしました。

実現したい記録用紙を入手しサンテレコムジャパンにて制作を行いました。お客様には、帳票の入力操作を３０分ほどレクチャーし１か月間のトライアルをお願いしました。

GEMBA Note導入した結果

GEMBA Note for Businessのトライアル終了後、点検業務を行う営業所と本社のデータ管理スタッフが導入しました。導入から3か月後には、「システム開発を依頼しなくて本当に良かった」というコメントをいただきました。帳票作成が簡単にできる点や、業務効率化がすぐに実感でき、スタッフも問題なく利用できているとのことでした。

導入から1年が経過した頃には、「期限通りに納品できたのは初めてで、年末年始の休暇をカレンダー通り取得できました」と喜びの声が寄せられました。現在は、オンラインで業務分担ができるようになったため、遠隔地での入札を増やし、事業を拡大中です。