【2025年最新版】企業がiPadでDX化を実現！その方法とは？
企業のDX化が求められる今、iPadは生産性向上や業務効率化を支えるツールとして注目を集めています。直感的に操作できる使いやすさ、用途に応じて多彩なアプリを活用できる点などが、現場の働き方を大きく変えつつあります。
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「何から始めればいい？」DXの第一歩はiPad導入から
「DXを進めるべき」と言われても、実際には何から始めればいいのか分からず、動き出せずにいる企業は少なくありません。紙の書類が中心の業務フロー、アナログな情報共有、現場ごとに異なる運用ルールなど、変えたい気持ちはあっても一歩目が踏み出しにくいのが現状です。
そんな中で、iPadをきっかけにデジタル化を進めている企業が増えています。
「デバイスを導入しただけ」で終わらせず、iPadを実際の業務と結びつけて運用することで、DX化の足がかりになります。次の章では、実際にiPadを導入して業務改善を実現した建設会社の事例をご紹介します。
iPadの詳しい説明については別コラムで解説しているので、こちらをご覧ください。
iPadは生産性の向上と業務の効率化に最適 iPadは、PCとスマートフォンの利点を融合したハイブリッドなツールとして、企業における業務の効率化と働き方改革を支えています…
iPadでDX化を実現した大手建設会社の取り組み
大手建設会社A支店の担当者は、会社が推奨するペーパーレス化と新システムとして導入されたクラウドサーバーの普及、いわゆる「DX化」について悩んでいました。この問題を解決するために、デジタル化向上委員会を立ち上げ、その中で解決策として会社から支給されているiPad第9世代とiPad mini第6世代に着目しました。
オンライン会議のみでしかiPadを利用していない社員たち
当時、約9割の社員がiPadを所持していたにも関わらず、ほとんどの社員がオンライン会議のみでしか利用していない状況でした。
2つ目の課題として、社員のiPadの操作方法習得が課題となりました。 解決策として、社員のiPadの利用状況および習熟度についてを調査した上で、社員向けのマニュアル作成やOJTについて準備を進めていきました。
導入後の効果
Apple PencilとノートアプリGoodnotes6の導入に加え、OJTや講義を実施した結果、それまでTeams会議でしかiPadを使っていなかった社員も、日常業務で積極的に活用するようになりました。
業務対応時間の削減
以前は、現場の社員が若手の場合、中堅やベテラン社員に確認が必要なとき、「現場の状況を写真撮影し、会社に戻って印刷、印刷物に記入し、対面でアドバイスをもらう」という手順を踏んでいました。当然、印刷作業も手間ですが、会社に戻らなければ対応できないため、担当者の時間が奪われるだけでなく、現場の作業にも遅れが生じていました。
iPadの導入後は、「iPadで現場の状況を撮影し、そのままデータに記入、クラウドで共有し、電話やチャットでアドバイスをもらう」という流れが定着しました。これにより、その場で疑問を解決できるようになり、作業の遅延を防ぎ、現場での作業時間の短縮に大きく貢献しました。
紙媒体のデータ化
Apple PencilとノートアプリGoodnotes6の導入により、業務でiPadを活用する社員が大幅に増え、書類のデータ化が急速に進みました。現場の社員が撮影した写真の共有をはじめ、社内会議で使う打ち合わせ資料、作業届、一部社員の日報などを紙からデータへ移行でき、DX化することが出来ました。
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グループリンク 導入後に残る課題
ここまでA支店のDX化に対する取り組みを紹介してきましたが、導入しきれていない社内の仕組みや、導入後の課題があります。これから導入を検討している企業様も同じ悩みで頭を抱えていることでしょう。
iPadの利用に抵抗を感じている社員への浸透や会社の仕組みを改善
特に年配の社員の中には、iPadの必要性を感じず、使用を避ける傾向が見られます。また、押印が必要な書類や紙での提出が求められる社内文書の存在が、完全なデジタル化を妨げる要因となっています。
iPadの操作に慣れていない社員の教育も大きな課題です。若手社員がベテラン社員に教える場面が多い大規模な現場と異なり、小規模な現場では社員が一人で作業することが多く、iPadの活用が進みにくい状況にあります。
協力会社が指定するアプリと社内で使用するアプリが異なることや、セキュリティ制約により社員が自由にアプリを活用できない点も問題となっています。iPadの基本操作に加え、複数のアプリの使い方を習得する必要があることも、社員には負担となっています。
今後の改善策としては、社内ルールの見直しが求められます。
iPadの導入を検討している企業へ
導入前の課題、導入後の課題を経験したA支店の担当者は、製品やシステムを導入する際、社員教育やアフターサポートに加えて専門機関に委託することを推奨しています。これから導入を検討している企業様の参考になれば幸いです。
業務の属人化を防ぐ！必要であれば専門機関へサポートを依頼
自社内でiPadの使用に習熟した社員が他の社員に教える仕組みを構築する場合、一見効率的に見えるものの、結果としてシステム導入担当者への負担が増大するリスクがあります。また、新しいデバイスやシステム導入の初期段階では、使用方法に関する質問やトラブルが頻繁に発生するため、担当者がこれらの問い合わせ対応やエラー処理に追われ、日常業務に支障をきたす恐れがあります。
情報セキュリティ意識の向上！社員への教育プログラム
社員の情報セキュリティ意識が低いと、デバイスやツールを配布した後、気づかないうちに間違った操作をしてしまったり、油断して対策が不十分になることがあります。
iPadは業務において非常に有用なツールですが、導入に際してはこれらのリスクを慎重に見極め、教育やサポートを専門機関に委託することで、効果的かつ安定した運用体制を整えた状態で導入をすることが期待できます。
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まとめ
iPadの導入は、現場の業務効率を高め、企業全体のDX推進を後押しする有効な手段です。しかし、デバイスの配布だけでなく、社員教育やセキュリティ対策、運用体制の整備が伴ってこそ、最大限に効果を発揮することができます。
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