クラウド電話帳とは？企業が導入するメリットやおすすめサービスのご紹介

業務用スマートフォンの運用における課題としてよくあがるのが、電話帳データの管理・共有・バックアップです。

この記事では、スマートフォンに登録されている顧客や社員の連絡先情報を簡単に管理・共有・バックアップできる、クラウド電話帳サービスをご紹介します。
業務用スマホの連絡先情報の管理・共有に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド電話帳とは

クラウド電話帳は、日常的に連絡を取る必要のある取引先や社員などの連絡先情報をクラウド上で管理・共有するサービスです。「Web電話帳」と呼ばれることもあります。
ビジネスにおいて、多くの企業がエクセルなどのアプリケーションを使用して電話帳を管理しています。しかし、エクセルは組織的にファイルを共有するのが難しく、部門や社員ごとに電話帳を管理しているケースが少なくありません。これでは、必要な連絡先情報を必要なときに手に入れることが難しくなります。
クラウド電話帳を使用すると、連絡先情報の管理・共有に関するさまざまな問題を解決できます。法人携帯や法人スマホを管理している場合、とても便利なツールです。

クラウド電話帳の主な機能

クラウド上で顧客や取引先の連絡先情報を一元管理できる
会社で共通の連絡先データを配信できる
連絡先データを管理画面から簡単に更新し、配布した業務用スマホに反映できる
社員個人でスマホに登録した連絡先データも、クラウド上にバックアップできる
クラウド上に登録された連絡先データをスマホの標準の電話帳アプリに表示できる
企業向けのセキュリティ管理機能で情報漏洩対策もできる

クラウド電話帳を導入するメリット

連絡先管理業務や情報共有の効率化

エクセルや紙を使用して社内や取引先の連絡先を管理している場合、社員の入退社や人事異動があるたびに更新して情報を配布・周知する手間がかかります。また、デバイスの利用者が配布されたデータの登録や修正をしてくれなければ意味がありません。しかし、クラウド電話帳を利用すれば、連絡先情報の管理を一元化でき、情報の共有も自動化できます。連絡先の修正や追加、削除などの更新作業も簡単に行えるため、常に最新の情報を保持し、業務の効率化が図れます。

情報漏洩のリスクを軽減できる

クラウド電話帳は、情報漏洩のリスクを軽減できる利点があります。企業は顧客や取引先、社員の連絡先を厳重に管理する必要がありますが、書類やExcel、個人のPCやスマートフォンで連絡先を管理していると、情報が登録されている媒体の紛失や故障による情報へのアクセス不可、ウイルス侵入による情報漏洩のリスクが生じます。
しかし、クラウド電話帳を利用すれば、情報管理をクラウド上で行い、堅牢なセキュリティで保護されたクラウドサーバーに情報が保管されるため、各社員のPCやスマートフォン自体に情報は保存されません。そのため、端末の紛失や故障が発生した場合でも、クラウド電話帳へのアクセスに制限をかけるだけで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

端末の故障時のバックアップや機種変更のデータ移行も安心

スマートフォンが故障したり、紛失してしまった際に、登録されている連絡先データをバックアップしておらず、手作業で登録しなおすようなことをしていないでしょうか？連絡先が登録できていないと、取引先や社員にすぐに連絡できない、電話がかかってきても誰からかかってきたかわからないなど、業務に支障をきたすはずです。クラウド電話帳には、スマートフォンで登録したデータを自動でクラウドに保存する機能があることが多く、利用者が意識せずにバックアップをとることができます。
また、機種をとりかえた際は同一のアカウント・パスワードでサービスにアクセスすることで、クラウドに保存されているデータが自動的に新しい端末に反映するので、すぐに電話帳を利用することができます。

まとめ

いかがでしたか？スマートフォンの電話帳をクラウドで管理することは、組織として業務効率化になり、加えて情報漏洩防止やバックアップにも役立ちます。
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